TI-Zeitersparnis: 5 echte Zeitfresser im Alltag

„Die TI spart Zeit.“ Solche Aussagen finden sich häufig. Im Alltag ist die Sache komplizierter. Eine Telematikinfrastruktur spart nicht automatisch Zeit, nur weil ein Prozess digital geworden ist. Wenn ein digitales System zusätzlich neben Telefon, Papier und bestehenden Programmen läuft, kann zunächst sogar mehr Arbeit entstehen. Der eigentliche Hebel liegt an anderer Stelle:

Zeit wird gespart, wenn ein alter Arbeitsschritt tatsächlich wegfällt.

Deshalb lohnt sich der Blick auf die Situationen, in denen heute besonders häufig Zeit durch Rückfragen, Medienbrüche und doppelte Arbeit verloren geht.

Zeitfresser 1: Telefonketten

Ein Klassiker im Gesundheitswesen. Sie benötigen eine nicht dringende medizinische Information von einer anderen Einrichtung. Der Ablauf:

anrufen, warten, niemand erreichbar, Rückrufbitte hinterlassen, weiterarbeiten, Rückruf verpassen, erneut anrufen. Das eigentliche Gespräch dauert vielleicht zwei Minuten. Der organisatorische Prozess drumherum kann den ganzen Vormittag begleiten.

Wo TI helfen kann

KIM ermöglicht asynchrone, sichere Kommunikation zwischen angeschlossenen Einrichtungen. Die Nachricht wird versendet. Die andere Seite kann antworten, wenn der eigene Arbeitsablauf es zulässt. Damit wird nicht jedes Telefonat überflüssig. Eine akute medizinische Frage gehört weiterhin auf einen direkten Kanal. Aber nicht dringende, dokumentierbare Kommunikation kann aus der Telefonwarteschleife herausgelöst werden.

TI4HEALTH bewirbt KIM entsprechend als Möglichkeit, wiederkehrendes Erfassen, Drucken, Scannen und Faxen von Dokumenten zu vermeiden.

Zeitfresser 2: Drucken, unterschreiben, scannen, erneut digital ablegen

Viele vermeintlich digitale Prozesse haben einen analogen Zwischenstopp. Ein Dokument entsteht digital. Dann wird es gedruckt. Es wird unterschrieben oder weitergegeben. Anschließend wird es gescannt und erneut in einem digitalen System abgelegt. Das ist ein klassischer Medienbruch.

Wo digitale Prozesse helfen

Elektronische Signaturen, digitale Verordnungen und sichere Übertragungswege können solche Schleifen verkürzen. Aber nur, wenn der gesamte Prozess digital bleibt. Eine digitale Nachricht, die anschließend ausgedruckt und manuell wieder eingepflegt wird, hat nur einen Teil des Potenzials genutzt. Deshalb sollte immer der Gesamtweg betrachtet werden:

Entstehung → Freigabe → Übermittlung → Verarbeitung → Ablage.

Zeitfresser 3: Informationen in mehreren Systemen suchen

Patienteninformation im Fachsystem. Befund als PDF. Nachricht im Mailpostfach. Ein weiterer Bericht auf Papier. Medikationsinformation an anderer Stelle. Nicht der Mangel an Daten kostet dann Zeit, sondern ihre Verteilung.

Wo ePA und integrierte TI-Prozesse helfen können

Die elektronische Patientenakte soll relevante Gesundheitsinformationen sektorenübergreifend verfügbar machen. Für berechtigte Leistungserbringer kann dadurch bei konkreten Fragestellungen der Suchaufwand sinken. Das funktioniert allerdings nur, wenn:

• die Information tatsächlich vorhanden ist,
• die Berufsgruppe Zugriff hat,
• das verwendete System den Zugriff unterstützt,
• Mitarbeitende wissen, wann ein Blick in die ePA sinnvoll ist.

Die ePA spart also nicht automatisch Zeit. Sie kann Suchwege verkürzen. Das ist ein wichtiger Unterschied.

Zeitfresser 4: Doppelte Dateneingabe

Ein besonders unbeliebter Prozess:

Information kommt digital an – muss aber anschließend manuell in ein zweites System übertragen werden. Oder Daten werden zunächst auf Papier notiert und später erneut digital erfasst. Hier entsteht nicht nur Zeitaufwand. Doppelte Eingabe erhöht auch das Risiko für Übertragungsfehler.

Wo Integration entscheidend wird

Die TI alleine verhindert keine Doppelpflege. Entscheidend ist, wie gut Primärsystem, TI-Anwendung und interner Prozess zusammenspielen. Vor einer neuen digitalen Anwendung sollte deshalb gefragt werden:

Was entfällt danach tatsächlich?

Wenn die Antwort lautet „nichts, wir machen den alten Prozess zusätzlich weiter“, ist die Zeitersparnis wahrscheinlich gering.

Zeitfresser 5: Technische Störungen ohne klare Zuständigkeit

Manchmal kostet nicht die TI-Anwendung Zeit, sondern die Suche nach Hilfe. KIM funktioniert nicht. Der Softwareanbieter sagt: TI-Anbieter fragen. Der TI-Anbieter sagt: Software prüfen. Die Einrichtung sitzt dazwischen.

Wo besserer Betrieb Zeit spart

Ein klarer Supportprozess reduziert genau diesen organisatorischen Aufwand. Zentral betriebene TI-Gateway-Modelle werden von Anbietern unter anderem mit zentralem Monitoring, Wartung und weniger Vor-Ort-Einsätzen positioniert. Der wichtige Punkt ist aber nicht das Produkt. Es ist die Zuständigkeit. Eine technische Störung kostet wesentlich weniger Arbeitszeit, wenn sofort klar ist, wer sie aufnimmt und koordiniert.

Nicht jede Digitalisierung spart sofort Zeit

Neue Prozesse haben häufig eine Lernphase. Mitarbeitende müssen sich orientieren. Rollen werden angepasst. Softwareoberflächen sind neu. Deshalb ist es unrealistisch, ab Tag eins ausschließlich Zeitgewinne zu erwarten. Die bessere Frage lautet:

Wie sieht der Prozess nach der Eingewöhnung aus?

Wenn dauerhaft zusätzliche Schritte bleiben, sollte nachgebessert werden. Wenn alte Medienbrüche tatsächlich verschwinden, entsteht ein nachhaltiger Nutzen.

So finden Sie Ihre eigenen Zeitfresser

Nehmen Sie einen typischen Arbeitstag. Markieren Sie Situationen, in denen Sie:

• mehrfach telefonieren,
• Daten erneut eingeben,
• Dokumente ausdrucken und wieder einscannen,
• nach Informationen suchen,
• zwischen Programmen wechseln,
• auf Rückmeldungen warten,
• technische Zuständigkeiten recherchieren.

Dann fragen Sie für jeden Punkt:

Kann eine TI-Anwendung diesen Schritt ersetzen – oder würde sie nur zusätzlich hinzukommen?

Das ist die ehrlichste Form einer Zeitersparnisanalyse.

Drei Voraussetzungen für echte Entlastung

Ein alter Prozess muss wegfallen

Digital zusätzlich ist nicht automatisch effizienter.

Die Anwendung muss in den Arbeitsablauf passen

Eine separate Zusatzplattform kann neue Medienbrüche erzeugen.

Zuständigkeiten müssen klar sein

Digitalisierung ohne Verantwortlichkeit verlagert Probleme nur.

Was Sie bei Zeitversprechen kritisch prüfen sollten

Wettbewerber werben teilweise mit konkreten Zeit- oder Kostenersparnissen. Beispielsweise nennt CGM für bestimmte Pflegeprozesse sehr hohe prozentuale Einsparpotenziale. Solche Zahlen können auf spezifischen Modellannahmen, Einrichtungen oder Abläufen beruhen. Sie sollten deshalb nicht automatisch auf jede Praxis oder Einrichtung übertragen werden. Für TI4HEALTH ist die sinnvollere Kommunikation:

Welcher konkrete Arbeitsschritt fällt bei Ihnen weg?

Erst daraus lässt sich ein realistischer Nutzen ableiten.

Fazit: Zeit spart nicht die TI – sondern der bessere Prozess

Technologie allein erzeugt keine Entlastung. Zeitersparnis entsteht dort, wo Telefonketten, Papierwege, doppelte Dateneingaben, Suchaufwand oder unnötige technische Abstimmungen reduziert werden. Deshalb sollte jede neue TI-Anwendung mit einer einfachen Frage eingeführt werden:

Was machen wir danach nicht mehr?

Wenn darauf eine klare Antwort existiert, ist die Chance groß, dass Digitalisierung tatsächlich im Alltag ankommt.

Ihr nächster Schritt

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