KIM in der Praxis: Wann sich die Nutzung lohnt

Telefonieren, Rückrufbitten hinterlassen, auf Unterlagen warten, Dokumente per Post versenden oder Informationen aus verschiedenen Kanälen zusammensuchen: Kommunikation kostet im Gesundheitswesen häufig mehr Zeit, als es auf den ersten Blick scheint. Mit KIM – Kommunikation im Medizinwesen – gibt es innerhalb der Telematikinfrastruktur einen sicheren digitalen Kommunikationsdienst.

Die Nutzung ähnelt grundsätzlich einer E-Mail. Der Unterschied liegt darin, dass Absender und Empfänger innerhalb der TI identifiziert werden und Gesundheitsdaten über die dafür vorgesehene Infrastruktur übertragen werden. Aber lohnt sich KIM deshalb für jeden Arbeitsablauf? Nicht unbedingt. Der größte Nutzen entsteht dort, wo KIM einen bestehenden Medienbruch tatsächlich ersetzt.

Was ist KIM?

KIM ermöglicht den Austausch von Gesundheitsdaten per digitaler Nachrichtenkommunikation innerhalb der TI. Für die Einrichtung nennt die gematik als zentrale Bestandteile unter anderem:

• einen TI-Zugang,
• entsprechende digitale Identitäten,
• Kartenterminal,
• eine KIM-Adresse,
• Registrierung im zentralen Verzeichnisdienst.

Das Ergebnis ähnelt aus Anwendersicht einem E-Mail-Postfach, ist jedoch speziell für die Kommunikation im Gesundheitswesen vorgesehen.

Wo KIM im Alltag besonders sinnvoll ist

Ein typisches Szenario:

Sie benötigen eine medizinische Information von einer anderen Einrichtung, die nicht innerhalb der nächsten Minuten beantwortet werden muss. Heute könnte daraus eine Telefonkette entstehen. Mit KIM kann eine strukturierte Nachricht verschickt und später beantwortet werden. Besonders interessant ist der Dienst deshalb für Kommunikation, die:

• medizinische Informationen enthält,
• dokumentiert werden soll,
• nicht zwingend synchron stattfinden muss,
• zwischen TI-Teilnehmern erfolgt.

Der Nutzen ist weniger „E-Mail statt Telefon“. Er besteht darin, einen definierten sicheren Kanal für diese Kommunikation zu schaffen.

Wann bleibt das Telefon sinnvoller?

KIM ist kein Ersatz für jede Kommunikation. Eine dringende medizinische Abstimmung, bei der sofort eine Antwort benötigt wird, gehört weiterhin auf einen direkten Kommunikationsweg. Eine einfache Orientierung:

Akut und sofortige Reaktion nötig: direkter Kontakt. Dokumentierbar und nicht unmittelbar zeitkritisch: KIM kann sinnvoll sein. Dadurch entsteht kein Zwang, sämtliche Kommunikation auf einen einzigen Kanal zu verlagern.

Wie finde ich andere Einrichtungen?

Ein praktischer Bestandteil von KIM ist der Verzeichnisdienst. Dort werden registrierte medizinische Einrichtungen und Leistungserbringende mit ihren Kontaktdaten beziehungsweise KIM-Adressen auffindbar. Damit müssen sichere Kontaktadressen nicht bei jedem neuen Kommunikationspartner separat recherchiert werden.

Allerdings gilt auch hier: Die Adresse sollte zum gewünschten Empfänger beziehungsweise zur richtigen Organisationseinheit gehören.

Wie viele KIM-Adressen braucht eine Einrichtung?

Mehr ist nicht automatisch besser. Die gematik weist darauf hin, dass in vielen Praxen eine an die SMC-B gekoppelte KIM-Adresse genügt. Je nach Arbeitsablauf können zusätzliche Adressen sinnvoll sein. Ein kleines Team könnte beispielsweise ein zentrales Postfach nutzen. Eine größere Einrichtung könnte unterschiedliche Adressen für einzelne Bereiche benötigen. Die richtige Frage lautet deshalb nicht:

„Wie viele Adressen können wir bestellen?“ Sondern:

„Wer muss welche Nachrichten erhalten und bearbeiten?“

KIM funktioniert nur mit einem internen Prozess

Eine neue Adresse allein spart noch keine Zeit. Jemand muss festlegen:

• Wer kontrolliert das Postfach?
• Wie häufig?
• Wer vertritt bei Urlaub oder Krankheit?
• Wer darf antworten?
• Wie werden relevante Nachrichten dokumentiert?
• Wie gelangen Anhänge in das Fach- oder Primärsystem?

Die gematik betont inzwischen selbst stärker diese organisatorische Seite. Ein im Juli 2026 veröffentlichter KIM-Leitfaden für Pflegeeinrichtungen behandelt ausdrücklich Rollen, Zugriffsrechte und die organisationsweite Einführung statt nur die Technik. Dieser Grundgedanke gilt auch außerhalb der Pflege: KIM ist ein Kommunikationsprozess, nicht nur ein IT-Postfach.

Muss eine neue Software installiert werden?

Das hängt vom eingesetzten System und Anbieter ab. KIM kann in Primärsysteme integriert werden oder über andere geeignete Clients bereitgestellt werden. Deshalb sollte vor der Bestellung geklärt werden, wie die Nutzung in Ihrer konkreten Systemlandschaft erfolgt. Bei TI4HEALTH Mobil wird KIM beispielsweise über ein integriertes KIM-Clientmodul im Webbrowser bereitgestellt.

Andere Anbieter setzen auf andere Integrationsmodelle. Vergleichen Sie deshalb den tatsächlichen Ablauf, nicht nur die Angabe „KIM enthalten“.

Aktuell 2026: Karten und Zertifikate prüfen

Wer KIM bereits nutzt, sollte 2026 zusätzlich den Stand seiner Identitäten kontrollieren. Seit dem 14. August 2026 sind RSA-basierte HBA nicht mehr für die TI nutzbar. Zudem wurde Anfang August ein Filter aktiviert, durch den KIM-Nachrichten nicht mehr an Empfänger mit bestimmten älteren G2.0-SMC-B-Konstellationen versendet werden können.

Wenn plötzlich bestimmte Empfänger nicht erreichbar sind, sollte deshalb nicht automatisch von einer allgemeinen KIM-Störung ausgegangen werden. Der Status der Karten und Zertifikate gehört 2026 ausdrücklich zur Fehlerprüfung.

Wann lohnt sich KIM besonders?

KIM ist interessant, wenn Ihre Einrichtung regelmäßig:

• Dokumente mit anderen Gesundheitseinrichtungen austauscht,
• medizinische Rückfragen schriftlich klärt,
• vertrauliche Daten digital versendet,
• viele Telefon- oder Faxprozesse hat,
• Kommunikation nachvollziehbar organisieren möchte.

Weniger hilfreich wird KIM, wenn es lediglich zusätzlich zu allen bestehenden Kanälen eingeführt wird, ohne dass geklärt ist, welche Kommunikation künftig darüber laufen soll.

Ein einfacher Einstieg

Beginnen Sie nicht mit der gesamten Kommunikationslandschaft. Wählen Sie einen häufigen Anwendungsfall. Zum Beispiel:

1. häufigen Kommunikationspartner identifizieren,
2. KIM-Adresse im Verzeichnisdienst prüfen,
3. geeigneten Dokument- oder Nachrichtentyp festlegen,
4. Zuständigkeit intern klären,
5. Ablauf testen,
6. Erfahrungen auswerten.

Wenn der Prozess funktioniert, können weitere Kommunikationswege schrittweise hinzukommen.

Fazit: KIM lohnt sich, wenn ein alter Umweg verschwindet

KIM ist kein Selbstzweck. Der Nutzen entsteht nicht allein dadurch, dass eine Einrichtung eine sichere E-Mail-Adresse besitzt. Er entsteht dann, wenn ein bestehender umständlicher oder unsicherer Kommunikationsweg dadurch ersetzt werden kann.

Deshalb lohnt sich vor der Einführung eine einfache Bestandsaufnahme: Wo telefonieren wir mehrfach hinterher? Wo wechseln wir zwischen Papier und digital? Wo benötigen wir einen sicheren dokumentierbaren Austausch? Genau dort sollte KIM zuerst eingesetzt werden.

Quellen und weiterführende Informationen

• gematik: KIM einrichten
• gematik: Informationen für Praxen
• gematik Fachportal: Kommunikation im Medizinwesen (KIM)

Ihr nächster Schritt

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